Nel contesto delle organizzazioni pubbliche e private, può capitare che coloro che lavorano o entrano in contatto con esse nel corso della propria attività professionale vengano a conoscenza di minacce o pregiudizi al pubblico interesse decidendo quindi di denunciare tali illeciti. Queste persone, comunemente definite “informatori” o “whistleblowers”, svolgono un ruolo cruciale nel denunciare e prevenire tali violazioni, ma spesso sono riluttanti a effettuare una segnalazione per paura di ritorsioni.
Al fine di offrire ai lavoratori la possibilità di comunicare eventuali violazioni in anonimato, la nuova legge italiana sul whistleblowing (Decreto Legislativo 24/2023) impone alle organizzazioni di dotarsi di un sistema che consenta ai lavoratori di effettuare tali segnalazioni, garantendo una protezione efficace per gli informatori.
Sono previste severe sanzioni amministrative per le organizzazioni che non si adegueranno per tempo. Le scadenze da rispettare sono le seguenti:
- 15 luglio 2023 per le organizzazioni private con più di 250 dipendenti e per gli enti pubblici.
- 17 dicembre 2023 per le aziende con 50-249 dipendenti.
Implementare un sistema di whistleblowing conforme ai requisiti normativi diventa quindi una necessità per molte aziende.
Normativa Whistleblowing: come funziona il processo di segnalazione
Le aziende hanno l’obbligo di implementare un processo di ricezione e gestione delle segnalazioni. Questo implica la definizione di una procedura conforme alla normativa, che preveda tempistiche specifiche come i sette giorni per la presa in carico e i novanta giorni per la chiusura dell’indagine. È fondamentale designare personale formato e garantire la riservatezza, ed effettuare un privacy impact assessment definendo una privacy policy specifica sul whistleblowing.
La normativa rende poi obbligatoria l’istituzione di un canale di segnalazione interna che garantisca la riservatezza sull’identità del segnalante e sul contenuto delle segnalazioni. Queste ultime possono essere effettuate in forma scritta oppure orale, e in entrambi i casi la tecnologia può essere di supporto: per la modalità scritta esistono piattaforme informatiche dedicate; per quella orale si possono attivare canali telefonici dedicati con sistema di camuffamento della voce e garanzia di anonimato.
Whistleblowing: Piattaforme e canali per le segnalazioni interne
Un software o una piattaforma dedicati al whistleblowing svolgono quindi un ruolo fondamentale nell’implementazione di un sistema efficace e adeguato alla normativa. Questi strumenti devono soddisfare alcuni requisiti essenziali:
· Anonimato del segnalante: il sistema deve consentire ai dipendenti di inviare segnalazioni in modo anonimo, utilizzando canali scritti, verbali o telefonici. La privacy e la sicurezza del whistleblower vengono garantite anche tramite l’utilizzo di strumenti di crittografia.
· Garanzia di riservatezza del contenuto della segnalazione: è importante che ciò che viene segnalato rimanga custodito e accessibile solo ai soggetti autorizzati.
· Accesso limitato: la piattaforma o il software per il whistleblowing deve essere accessibile solo a coloro che sono autorizzati a gestire le segnalazioni, come i responsabili della compliance o della divisione legale dell’azienda oppure a un soggetto esterno specializzato e indipendente. Questo assicura che le informazioni sensibili siano trattate in modo adeguato e confidenziale.
Vantaggi dell’implementazione del Whistleblowing per le aziende
Oltre all’obbligo per le grandi imprese, anche le aziende più piccole sotto i cinquanta dipendenti possono decidere di beneficiare di un sistema di whistleblowing. Considerare l’implementazione di tali soluzioni offre vari vantaggi:
· Prevenzione della corruzione: questo sistema incoraggia i dipendenti a segnalare comportamenti illeciti, promuovendo una cultura aziendale etica e responsabile.
· Miglioramento della sicurezza: i dipendenti possono individuare problemi di sicurezza critici nelle reti informatiche o altre aree e segnalarli senza temere ripercussioni sul loro lavoro. Ciò contribuisce a garantire un ambiente di lavoro più sicuro per tutti.
· Risparmio di denaro: un sistema di whistleblowing efficace può contribuire a individuare tempestivamente comportamenti illeciti, evitando potenziali richieste di risarcimento che potrebbero mettere a rischio la stabilità finanziaria dell’azienda.
· Miglioramento dell’immagine aziendale: un’azienda che implementa un sistema di whistleblowing dimostra il suo impegno per la trasparenza e l’integrità, migliorando la propria immagine nei confronti dei lavoratori, dei dipendenti e degli stakeholder.
Come implementare una piattaforma informatica per le segnalazioni interne
L’implementazione di un software o di una piattaforma per il whistleblowing rappresenta quindi un passo importante verso la trasparenza e l’integrità aziendale.
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- C.A.R call (Corporate Anonymous Reporting Call): uno strumento smart, di facile utilizzo e con investimenti contenuti.
- C.A.R platform (Corporate Anonymous Reporting Platform): una soluzione più strutturata basata su una piattaforma personalizzabile, multilingue, con monitoraggio dell’iter dell’istruttoria.
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