La Comunicazione Unificata, chiamata anche UCC “Unified Communication and Collaboration”, è considerata oggi prioritaria per le aziende in virtù del miglioramento dell’efficienza a cui può contribuire – oltre che parte integrante di un’ottimale Trasformazione Digitale.
Per comprenderne gli oggettivi vantaggi, è però importante prima di tutto capire cosa sia esattamente e in che modo funzioni.
Comunicazione Unificata aziendale: la definizione
La Comunicazione Unificata può essere descritta come un sistema integrato di diverse tecnologie e servizi che, mettendo in relazione differenti strumenti, migliora le comunicazioni interne ed esterne all’azienda e favorisce la produttività. Si tratta quindi di una sorta di suite di servizi unificati per la comunicazione aziendale, che possono essere erogati attraverso una piattaforma unica oppure come servizi diversi presentati però tramite un’interfaccia simile.
Per quanto riguarda le applicazioni comprese nella Comunicazione Unificata, esse sono davvero numerose: includono infatti le chiamate telefoniche, i centralini (come ad esempio quelli che sfruttano la tecnologia VoIP), le segreterie telefoniche, le piattaforme per la condivisione e l’editing di contenuti, le videoconferenze, le e-mail, i fax, le chat, gli SMS, il monitoraggio delle presenze e molto altro ancora.
È possibile pertanto riassumere canali e tecnologie coinvolte nella UC come segue:
- Voce: telefonia fissa tradizionale, per dispositivi mobili, centralini VoIP
- Comunicazione audio/video
- Testo: e-mail, SMS, chat, sistemi di messaggistica istantanea, social network
- Strumenti di collaborazione e conferenza audio/video
- Sharing: piattaforme che sincronizzano e condividono file, documenti e virtualmente qualunque altra risorsa utile all’attività
Come è facile intuire, la Unified Communication and Collaboration è un passo essenziale da compiere per la digitalizzazione dell’impresa proprio perché l’ecosistema di applicazioni che la compone è interconnesso grazie a un’architettura di sistemi telematici evoluti.
In un momento storico in cui la comunicazione rapida, reattiva e flessibile è fondamentale per rispondere a un mercato dinamico ed estremamente competitivo, questa soluzione si rivela estremamente efficace per il successo delle organizzazioni.
I fattori da considerare per scegliere la giusta soluzione di Unified Communication
Dal momento che la Comunicazione Unificata può comprendere diversi servizi e tecnologie selezionate in funzione delle esigenze specifiche dell’azienda, ogni organizzazione dovrà dedicarsi ad accurate valutazioni preliminari per individuare la soluzione più valida nell’ottica di un miglioramento concreto di efficienza e produttività.
La consulenza di professionisti specializzati permetterà di comprendere le specificità di ogni organizzazione e di fornire risposte tecnologiche puntuali, per esempio in termini di componenti essenziali per garantire il flusso di lavoro, soluzioni per lo smart working e le operazioni in mobilità, connessioni multiple durante le riunioni aziendali e molto altro ancora. In tale senso, 3MSOLUTIONS affronta ogni progetto a partire da una consulenza preliminare dedicata, così da chiarire a monte le esigenze uniche di ogni committente per poi formulare una soluzione calibrata su di esse.
Ecco un esempio pratico: negli ultimi anni è progressivamente aumentato il lavoro in mobilità – e in particolar modo lo smart working. Si è quindi diffusa l’esigenza di poter lavorare contemporaneamente o in momenti diversi, in autonomia o in concerto con i colleghi, e virtualmente da qualunque luogo. Di riflesso, è importante poter contare su un ecosistema digitale solido che favorisca comunicazione e collaborazione: in questo contesto, la Unified Communication si rivela la soluzione ideale per uno smart working davvero efficiente perché crea un ambiente di lavoro pienamente integrato a prescindere da dove si trovino i collaboratori.
Le aziende che dispongono di operatori che lavorano da remoto dovranno pertanto optare per una Comunicazione Unificata multicanale e multipiattaforma, che includa servizi di conferenza audio-video, co-working e desktop sharing, ma anche notifiche di presenza e sistemi di comunicazione istantanea con possibilità di condivisione di documenti e file audio e video in tempo reale. Meglio inoltre includere servizi di file sharing in cloud, e soluzioni di comunicazione VoIP per una gestione intelligente delle chiamate. Infine, andranno valutate le opportune app di mobility, così da poter estendere le funzionalità della Comunicazione Unificata anche su device mobili come smartphone, tablet e laptop.
Come è possibile notare, ogni impresa dovrebbe avere il proprio ecosistema di servizi e tecnologie: la Unified Communication & Collaboration va quindi considerata una soluzione da customizzare su ogni singola organizzazione.
Comunicazione Unificata: quali vantaggi per le aziende?
Un’azienda che ha il pieno controllo di tutte le sue attività e che dispone di una tecnologia che favorisce comunicazione e collaborazione aumenta significativamente il proprio vantaggio competitivo e, di conseguenza, anche il suo potenziale di successo. L’adeguata organizzazione e integrazione delle tecnologie digitali in azienda permette di ridurre praticamente a zero il rischio di perdita di informazioni, e dunque di abbattere anche quello di perdita di opportunità di business.
Il primo e fondamentale vantaggio della Comunicazione Unificata per le aziende risiede pertanto nella centralizzazione e nell’ottimizzazione dei flussi di comunicazione, che a sua volta rende più sinergici, efficaci ed efficienti i processi e le attività quotidiane.
Tuttavia, non è il solo benefit che le organizzazioni che includono la UC nella loro attività riscontrano. Altri vantaggi includono infatti:
- Maggiore flessibilità e reattività nella gestione delle problematiche aziendali.
- Miglioramento della competitività sul mercato grazie a una maggiore agilità dell’impresa, che diventa più reattiva e resiliente alle dinamiche del mercato.
- Risparmio concreto di tempo (e dunque di risorse economiche) nello svolgimento delle attività quotidiane grazie alla possibilità di accesso alle informazioni da parte di tutti gli operatori, ovunque essi siano, in qualunque momento e da ogni device.
- Incremento dell’efficienza sia sul posto di lavoro che da remoto, grazie a soluzioni che migliorano il lavoro di squadra tanto quanto quello individuale.
- Aggiornamento costante e nessuna perdita di informazioni grazie alla possibilità di lavorare in sinergia e in modo coordinato su documenti condivisi.
- Processi aziendali più snelli ed efficienti grazie a un ottimale coordinamento delle attività e dei flussi di informazioni.
- Maggiore condivisione di competenze e conoscenze aziendali tra diversi operatori, con conseguente aumento delle performance.
- Riduzione delle risorse investite nella manutenzione di infrastrutture più complesse e onerose grazie alla disponibilità di soluzioni in Cloud.
- Miglioramento dell’esperienza di lavoro sia per gli operatori in sede che per quelli che operano in smart working o da remoto.
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