Negli ultimi anni e a una velocità esponenziale, l’evoluzione delle nuove tecnologie ha radicalmente modificato il modo in cui le aziende gestiscono le comunicazioni.
Tra le numerose e significative innovazioni oggi disponibili figura senza dubbio il VoIP (Voice over Internet Protocol), una tecnologia potente che ha rivoluzionato la modalità con cui le imprese coordinano le loro chiamate vocali.
In questo approfondimento, ci proponiamo di parlare in modo più esaustivo del VoIP aziendale, analizzandone in particolare le caratteristiche e i vantaggi che offre alle imprese che scelgono di adottarlo al posto di una comune linea telefonica.
Cos’è il VoIP (Voice over Internet Protocol)?
Al fine di comprendere appieno le caratteristiche e i vantaggi del VoIP, è innanzitutto necessario partire dalla sua definizione.
In estrema sintesi, il Voice over Internet Protocol è una tecnologia che permette la trasmissione di segnali vocali tramite internet invece che attraverso le tradizionali linee telefoniche. Tale processo è possibile grazie alla conversione delle onde vocali in dati digitali che possono essere inviati, appunto, attraverso una connessione internet.
In termini più tecnici, il VoIP è la trasmissione di pacchetti di dati di campioni vocali tra due indirizzi IP tramite una connessione internet: inventato a metà degli anni Novanta e chiamato talvolta anche VoBB (Voice Over Broadband) o telefonia IP, ha incrementato progressivamente la propria popolarità con l’avvento di internet a banda larga e ha cominciato a diffondersi soprattutto a partire dal 2004.
Si tratta quindi di una tecnologia relativamente recente – e in costante evoluzione grazie alla sua straordinaria capacità di semplificare i processi di comunicazione.
Come funziona un VoIP aziendale e quali sono le sue caratteristiche?
Il VoIP rappresenta uno straordinario strumento di comunicazione per le aziende perché permette, come già accennato, di effettuare e ricevere chiamate vocali utilizzando la connessione internet invece che la comune linea telefonica.
Tale risultato è possibile grazie all’impiego di telefoni VoIP o software specifici installati sui dispositivi informatici. Il segnale vocale viene in questo modo convertito in un pacchetto dati e inviato tramite la rete al destinatario, dove viene nuovamente convertito in un segnale vocale.
Il VoIP aziendale presenta numerose caratteristiche che lo rendono una scelta particolarmente attraente per le imprese. Tra le principali vale la pena menzionare:
- Flessibilità e mobilità: il VoIP aziendale garantisce un’estrema flessibilità di utilizzo, poiché i dipendenti possono effettuare e ricevere chiamate da qualunque parte del mondo – purché vi sia, ovviamente, una connessione internet disponibile! Come è facile intuire, questa peculiarità favorisce la mobilità e la Collaboration aziendale, permettendo al team di lavoro di operare in modo efficiente anche al di fuori dall’ufficio, per esempio in smart office o in viaggio.
- Connessione a una sola rete: grazie a un centralino VoIP, le aziende hanno la possibilità di collegare diversi reparti a una sola rete, e quindi di chiamare i vari interni e dispositivi configurati nell’azienda.
- Miglioramento delle Customer Relationship: grazie alla disponibilità di strumenti come l’inoltro di chiamata, la disattivazione dell’audio, l’avviso di chiamata, la messa in attesa e la ricomposizione, il centralino VoIP aziendale semplifica in modo significativo la gestione delle chiamate, migliorando la relazione tra l’impresa e i suoi clienti, fornitori e partner.
- Contenimento dei costi: il VoIP aziendale produce una significativa riduzione dei costi delle chiamate internazionali e nazionali se comparato alla sua alternativa tradizionale. Eliminando infatti l’esigenza di utilizzare la classica linea telefonica, l’azienda può risparmiare notevolmente sulle spese legate alla comunicazione.
- Scalabilità: si tratta di una caratteristica oggi più che mai centrale per tutte le organizzazioni e il VoIP la soddisfa appieno, perché può essere facilmente adattato al mutare delle esigenze delle aziende. Ciò significa che aggiungere o rimuovere utenti è un processo estremamente semplice e veloce.
- Portabilità in tutti i sensi: non soltanto il centralino VoIP aziendale non richiede alcun cambio di numero di telefono, ma è anche “portabile” nel vero senso della parola. Ciò significa che la telefonia IP è accessibile da qualunque luogo in cui sia presente una linea internet. In termini pratici, ciò significa che sarà possibile ricevere e fare chiamate – o partecipare a videoconferenze – esattamente come se ci si trovasse in ufficio.
- Funzionalità avanzate: il VoIP aziendale mette oggi a disposizione un’ampia gamma di funzionalità avanzate, tra cui segreteria telefonica virtuale, videoconferenza, registrazione delle chiamate e molto altro ancora. Ciascuna di queste funzionalità permette alle imprese di migliorare efficienza e produttività.
Scopriamo di più sui vantaggi legati al VoIP aziendale
Chiarita la definizione di VoIP e le sue principali caratteristiche, mettiamo ora a fuoco gli svariati vantaggi che questa tecnologia può garantire alle aziende.
- Miglioramento della comunicazione aziendale: il VoIP migliora la qualità delle chiamate vocali. Ad oggi, la sua tecnologia è infatti talmente avanzata da ridurre il rumore di fondo e da assicurare una chiarezza di suono addirittura superiore a quella delle linee telefoniche tradizionali.
- Miglioramento della performance della segreteria telefonica: grazie a un centralino VoIP aziendale si riduce il rischio di perdere le chiamate importanti. Questa tecnologia offre infatti diverse soluzioni di posta vocale, prima fra tutte l’opzione voice mail-to-mail che trasforma ogni messaggio vocale in una e-mail che viene automaticamente inviata all’indirizzo di posta elettronica del destinatario della chiamata.
- Piena integrazione con altri sistemi: è possibile integrare il VoIP aziendale con altri sistemi presenti in azienda, come il CRM (Customer Relationship Management) o i software di gestione delle vendite. Tale vantaggio consente un controllo più puntuale delle varie attività quotidiane e, complessivamente, una migliore efficienza operativa.
- Supporto tecnico avanzato: i fornitori di servizi di VoIP aziendale – come 3MSOLUTIONS – mettono a disposizione delle imprese che attivano questa tecnologia un supporto tecnico avanzato e puntuale, così da garantire un’operatività affidabile e continua.
- Comunicazione integrata e unificata: il VoIP aziendale permette a dipendenti che operano in sedi o filiali diverse di lavorare insieme, esattamente come se si trovassero sempre nello stesso ufficio.
- Sicurezza: è senza dubbio un aspetto oggi molto importante per tutte le aziende! Il VoIP aziendale lo soddisfa grazie all’utilizzo di protocolli di crittografia avanzati che proteggono le chiamate vocali da accessi non autorizzati, e garantiscono quindi un elevato grado di sicurezza alle comunicazioni aziendali sensibili.
A quanto finora elencato va sommato il fatto che un centralino VoIP aziendale non richiede un eccessivo dimensionamento di banda, tanto che spesso è possibile utilizzare la medesima connessione sia per dati che per voce. Una connettività dedicata esclusivamente al servizio voce è di solito consigliata nel caso in cui gli interni aziendali siano molto numerosi o vi siano molti numeri attivi.
In definitiva, il VoIP aziendale è da considerarsi una soluzione di comunicazione avanzata e flessibile per le imprese che vogliono sfruttare l’enorme potenziale messo a disposizione dalle tecnologie digitali, trasformandolo in una concreta leva competitiva.
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